A.Sistem Pengolahan Data ( SIA )

  1. Pendahuluan

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) melaksanakan aplikasi akuntansi perusahaan. Aplikasi ini ditandai dengan volume pengolahan data yang tinggi. Pengolahan data terdiri dari 4 tugas utama yaitu pengumpulan data, manipulasi data, penyimpanan data dan penyiapan dokumen.

Perusahaan tidak dapat memilih untuk memiliki SIA atau tidak itu merupakan suatu keharusan. SIA lebih berorientasi pada data daripada berorientasi pada informasi dan datanya sebagian besar bersifat historis. Sistem ini digunakan oleh berbagai perusahaan seperti perusahaan manufaktur, pedagang besar dan pengecer yang mendistribusikan produk kepada pelanggan mereka.

SIA berbasis data, tetapi SIA juga menghasilkan sujumlah informasi. Selain itu, SIA menyediakan database yang berfungsi sebagai dasar bagi subsistem CBIS lain.

  1. Pengertian Dasar dan Tujuan Pengolahan Data

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan akuntansi. Tujuan pengolahan data adalah :

  • mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
  • Memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
  • Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.

Gambar 12.1 Suatu model SIA. Model tersebut merupakan turunan dari model sistem umum perusahaan yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya. Elemen input, transformasi dan output dari sistem fisik perusahaan berada pada bagian bawah. Data dikumpulkan dari seluruh sistem fisik dan lingkungan, lalu dimasukan ke dalam database. Perangkat lunak pengolahan data mengubah data menjadi informasi untuk perorangan dan organisasi di lingkungan perusahaan.

  1. Tugas Pengolahan Data

Tugas pengolahan data  dibagi menjadi 4, yaitu :

  • Pengumpulan Data

Saat perusahaan menyediakan produk dan jasa ke lingkungan, tiap tindakan dijelaskan oleh satu catatan data. Jika tindakan tersebut melibatkan elemen lingkungan, maka disebut transaksi, karena itu timbullah istilah pengolahan transaksi. Sistem pengolahan data untuk mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.

  • Manipulasi Data

Operasi Manipulasi data meliputi :

  1. Pengklasifikasian

Elemen – elemen data tertentu dalam catatan digunakan sebagai kode. Di bidang komputer, kode adalah satu atau beberapa karakter yang digunakan untuk mengidentifikasi dan mengelompokan catatan.

  1. Penyortiran

Catatan – catatan disusun sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data lain.

  1. Perhitungan

Operasi aritmatika dari logika dilaksanakan pada elemen – elemen data tambahan.

  1. Pengikhtisaran

Terdapat begitu banyak data yang perlu disintesis, atau disarikan, menjadi bentuk total, subtotal, rata – rata, dan seterusnya.

  • Penyimpanan Data

Pada perusahaan kecil terdapat ratusan transaksi dan tindakan setiap hari; di perusahaan besar terdapat ribuan. Tiap transaksi dijelaskan oleh beberapa elemen data. Seluruh data ini harus disimpan di suatu tempat hingga diperlukan dan itu adalah tujuan penyimpanan.

  • Penyimpanan Dokumen

SIA menghasilkan output untuk perorangan dan organisasi untuk perorangan dan organisasi baik di dalam dan di luar perusahaan. Output tersebut dipicu dalam dua cara:

1.)    Oleh suatu tindakan

Output dihasilkan jika suatu terjadi. Contohnya adalah tagihan yang disiapkan setiap kali pesanan pelanggan diisi.

2.)    Oleh jadwal waktu

Output dihasilkan pada suatu saat tertentu. Contohnya adalah cek gaji yang disiapkan setiap hari ju’mat.

  1. Contoh Pengolahan Sistem Data

Sistem yang digunakan oleh perusahaan – perusahaan distribusi, perusahaan yang mendistribusikanproduk atau jasanya kepada pelanggan. Sistem ini disebut sistem distribusi, perusahaan yang berorientasi produk seperti perusahaan manufaktur, pedagang besar atau pengecer. Tetapi sistem distribusi dapat juga ditemukan di organisasi jasa seperti United Way dan rumah sakit, serta di lembaga – lembaga pemerintah seperti militer dan perpajakan. Dapat dikatakan bahwa semua organisasi berada dalam bisnis distribusi.

  1. Peranan Pemrosesan  Data dalam Pemecahan Masalah

Karena pengolahan data ditandai oleh volume data yang besar dibandingkan informasi, SIA sedikit berkontribusi pada pemecahan masalah. Karena ada dua alasan :

  1. SIA menghasilkan beberapa output informasi dalam bentuk laporan akuntansi standar. Laporan ini sangat berharga dalam area keuangan dan pada tingkat manajemen puncak.
  2. SIA menyediakan database yang dapat digunakan dalam pemecahan masalah. Database menyediakan banyak input bagi subsistem CBIS lain terutama SIM dan DSS, dan sedikit sistem pakar.

B. Sistem Informasi Manajemen

  1. 1.    Pendahuluan

Sistem Informasi Manajemen adalah salah satu dari 5 subsistem CBIS. Tujuannya adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan. Subunit dapat didasarkan pada area fungsional atau tingkatan manajemen. Semua sistem informasi fungsional dapat dipandang sebagai suatu sistem dari berbagai subsistem input, database dan subsistem output. Manajemen dan spesialis informasi dapat membuat program yang dirancang untuk mengubah dampak negatif dari pengaruh perilaku menjadi hasil yang positif.

 

  1. 2.    Pengertian Dasar Sistem Informasi Manajemen

Suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan organisasi. Tujuan SIM adalah memenuhi kebutuhan informasi umum manajer dalam perusahaan atau dalam fungsional / tingkat manajemen organisasi perusahaan.

  • Usaha Awal SIM

Perusahaan yang mencoba SIM pertama menyadari sebaliknya, penghalang besar ternyata adalah para manajer. Sebagai suatu kelompok, mereka sama sekali tidak mengerti komputer. SIM tidak berkembang dengan baik karena sistem tidak mengungkapkan SIM yang dibutuhkan manajer dengan tepat. Kemudian SIM dirancang ulang dengan melibatkan manajer dan spesialis informasi dan kini SIM menjadi suatu area aplikasi komputer yang pertama.

  • Definisi SIM

SIM didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi para pemakai dengan kebutuhan serupa. Para pemakai biasanya membentuk entitas organisasi formal / subunit di bawahnya. Informasi tersebut menjelaskan apa yang terjadi di masa lalu, masa sekarang dan masa yang akan datang (yang mungkin terjadi). Informasi tersebut berupa : laporan periodik, laporan khusus, output dari simulasi matematika. Output informasi digunakan pengguna untuk mengambil keputusan dalam memecahkan masalah.

  • Model SIM

Database yang berisi data yang disediakan oleh SIA. Selain itu, data dan informasi berasal / dimasukkan dari lingkungan. Isi database digunakan oleh software yang menghasilkan laporan periodik & laporan khusus, serta model matematika yang mensimulasikan beragam aspek operasi perusahaan. Output software digunakan oleh para pengambil keputusan. Berbeda dengan SIA, SIM tidak berkewajiban menyediakan informasi bagi lingkungan. Sejumlah pemecah masalah ada dalam lingkungan perusahaan. Lingkungan menjadi terlihat ketika perusahaan mengikatkan diri dengan organisasi lain seperti pemassok untuk membentuk suatu sistem informasi antar organisasi. Dalam hal ini, SIM memasok informasi bagi anggota lain.

  1. 3.    Konsep Sistem Informasi Organisasional

Konsep Sistem Informasi Organisasional dibagi menjadi 5 yaitu Sistem Informasi Esekutif, Sistem Informasi Pemasaran, Sistem Informasi Manufaktur, Sistem Informasi Keuangan & Sistem Informasi SDM.

  1. Sistem Informasi Esekutif

Sistem Informasi Esekutif sekarang merupakan salah satu area komputasi bisnis yang termarak. Sistem Informasi Esekutif (Executive Informationn System), atau EIS merupakan suatu sistem yang khusus dirancang bagi manajer pada tingkat perencanaan strategis.

  1. Sistem Informasi Pemasaran

Sistem Informasi Pemasaran merupakan subset dari sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi untuk memecahkan masalah pemasaran perusahaan.

  1. Sistem Informasi Manufaktur

Sebagai sistem informasi yang konseptual, komputer juga digunakan dalam menjadwalkan produksi, mengatur persediaan, mengendalikan kualitas produk, dan melaporkan biaya produksi. Semua aplikasi ini, fisik dan konseptual, diberi nama Computer Integrated Manufacturing (CIM). Sistem Informasi Manufaktur merupakan subset dari sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi untuk digunakan dalam pemecahan masalah manufaktur.

  1. Sistem Informasi Keuangan

Sistem Informasi Keuangan dirancang untuk menyediakan informasi mengenai arus uang bagi para pemakai di seluruh perusahaan. Pemakai tersebut terutama adalah para manajer, yang menggunakan informasi itu untuk mengelola sumber daya mereka.

  1. Sistem Informasi SDM

Personil merupakan salah satu sumber daya fisik yang mengalir melalui perusahaan, dan departemen sumber daya manusia berperan penting dalam arus tersebut. Sumber Daya Manusia merupakan suatu area fungsional perusahaan yang melaksanakan fungsi staff. SDM bertanggung jawab membawa personil dari lingkungan ke perusahaan. Hal ini mencakup perekrutan pewawancaraan dan pengujian. Setelah personil diterima, SDM menyimpan catatan – catatan pegawai dan keluarganya. Jika personil berhenti bekerja, SDM melakukan wawancara keluar untuk memperoleh pandangan mengenai kebijakan sumber daya manusia perusahaan dan mengatur program pensiun daari pegawai yang pensiun. Sistem yang menyediakan informasi mengenai sumber daya manusia perusahaan adalah sistem informasi sumber daya manusia (human resourch information system) atau HRMS, juga semakin banyak digunakan.

  1. 4.    Peranan SIM dalam pemecahan masalah

SIM dan subsistem – subsistem organisasinya berkontribusi pada pemecahan masalah dalam dua cara dasar :

  • Sumber Daya Informasi Seorganisasi

SIM adalah suatu usaha seorganisasi untuk menyediakan informasi pemecahan masalah. Sistem tersebut merupakan suatu komoitment formal dari para esekutif untuk menyediakan komputer bagi semua manajer. SIM menentukan tingkat pencapaian di area lain – DSS, OA dan sistem pakar.

  • Identifikasi dan Pemahaman  Masalah

Ide utama di balik SIM adalah menjaga agar pasokan informasi terus mengalir ke manajer. Manajer menggunakan SIM terutama untuk menadai masalah atau mendekati masalah, kemudian memahaminya dengan menentukan lokasi dan penyebabnya.

Kelemahan utama SIM adalah tidak mengarah pada kebutuhan khusus dari pemecah masalah perorangan. Sangat sering SIM tidak menyediakan secara tepat informasi yang diperlukan untuk memecahkan masalah setelah masalah itu di identifikasi dan diketahui.

sumber : buku “Sistem Informasi Manajemen Raymond McLeod,Jr Jilid 2”